車検案内のSMS一斉配信で効率アップ！返信率アップ、約7万円のカット、作業時間は1/5に

coco :まずは、cocoを導入する前に抱えていた課題をお聞かせください。

巳造様 :私がいるサービスチームは、正社員2名、パート1名、派遣社員1名の合計4名です。このチームで車検の案内や手配、板金対応や事故対応など、車の販売以外のお客様に関わる業務をすべて引き受けています。

弊社は来客が多く、日中は入庫受付や様々な書類の作成、電話対応などお客様と直接やりとりする業務で精一杯。車検証の発行や車検案内などお客様との直接のやりとりが発生しない業務は営業時間外にこなす日々が続いていました。

残業に頼るのではなく、隙間時間にコツコツ進めたかったのですが、切羽詰まってようやく着手するという状況からなかなか抜け出せませんでした。タスクをこなす状態から脱却したいとずっと考えていましたね。

coco :残業時間に行っていた車検のご案内に関して伺います。どんな流れで、どんな作業を行っていましたか。

巳造様 :車検満了日の100、70、45、30、14日前にチラシを郵送していました。郵送1回分の作業内容は、チラシ作成を委託する業務・チラシを折る業務・封筒に入れ宛名ラベルを貼る業務です。これを100日前・70日前のご案内時にはおよそ200通分行っていました。

100日前、70日前とご案内していますが、実際に予約が入り始めるのは車検満了日の45日前頃。この頃になると郵送業務は減りますが、電話で車検を受けていたため、今度は電話対応に追われていました。

coco :巳造様がcocoを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

巳造様 :きっかけは弊社営業チームからの紹介でしたね。

実は、coco導入前から活用しているCRMシステムでもお客様にSMSでの一斉配信ができるらしいんです。しかしそのためには、少なくとも向こう1年分の送付リストを整える必要がありました。ただでさえタスクに追われていましたので、その作業時間は取れず、SMSでの一斉配信を見送ってきました。

cocoを使えば、手間を掛けずに一斉配信できると聞いて、今すぐに導入したいと飛びつきました。

coco :cocoを導入するにあたって、課題や懸念はありましたか。

巳造様 :営業チームですでに実績が出ており社内の決裁もスムーズだったので、特に懸念はありませんでした。システムも簡単だと聞いていましたので、操作面も安心でした。

coco :これまで車検満了日100日前と70日前でそれぞれ2回ずつ、SMS一斉配信を行いました。早々に成果が出ましたが、ご感触はいかがですか。

巳造様 :期待以上でした。SMSの一斉配信は本当に手間がかかりませんでした。手間をかけたことといえば、携帯電話の番号を登録されていない方への郵便物の準備だけでした。

郵送費の72,220円と残業代分がコストカットに繋がり、作業時間1/5も短縮しました。なにより、車検案内の返信率が上がったことが驚きです。

また、突然弊社からSMSが届くため、驚かれたお客様からご指摘があるかもしれないと懸念していたものの、それも杞憂に終わりました。「本当に弊社なのか」というご心配のお電話をいただくことはありましたが、弊社からの連絡である旨をお話するとご安心いただけましたね。

最近はお車を購入された方に「車検の案内はSMSで行う」と伝えているのですが、「郵便物が届くよりもありがたい」とお声をいただきます。

coco :ミスコミュニケーションなど、何か社内で問題は発生しましたか。

巳造様 :SMS配信機能は私しか使っていないので、今のところトラブルはありません。弊社はシニアのお客様も少なくありませんが、トラブルもなく車検の予約数はむしろ増えている印象です。

coco :cocoの導入から成果が出るまで、3ヶ月ととても短い期間でした。この成功の秘訣を教えてください。

巳造様 :「郵便物の作成が嫌、手間を無くしたい！」という想いが強かったからだと思います。本当に必要に迫られていたので、「楽になれるならば何でもします！」という想いでcocoと向き合いました。結局、郵便物を作成するよりも断然簡単だったんですけどね（笑）

coco :cocoの費用をどう感じていますか。

巳造様 :すでに元が取れ、それ以上の効果が出たので申し分ないですね。成果が素早く数字に表れたので、上長も満足気です。

coco :今後、cocoを他の用途にも使う予定と伺いました。

巳造様 :SMSで車検をご案内したお客様へ、車検から1年後の点検を一斉にご案内したいですね。その他メンテナンスパックなどの案内も行いたいです。

また、今は私がcocoを使っていますが、後々はチームの他のスタッフに任せていくようなことも考えています。

coco :ズバリ、どんな店舗ならcocoで成果が得られるとイメージできますか。

巳造様 :客数が多いけれども、スタッフが少ない店舗におすすめしたいです。システムが簡単なので、アナログで業務を行っている店舗でもすんなり使えると思いますよ。

coco :ここまでお話をお聞かせくださりありがとうございました。cocoを活用いただくことでキュート福山店様のように、サービス部署の業務効率化が実現できます。人手が足りない店舗様、ぜひご検討ください！

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